Als vereniging streven wij ernaar jouw gegevens en privacy zo goed mogelijk te beschermen. In onderstaande privacyverklaring vind je een uitleg van ons privacy beleid. Om dit beleid optimaal te kunnen uitvoeren zullen wij onze leden de komende tijd verder inlichten over aanvullend genomen en onderhanden zijnde maatregelen hieromtrent, waaronder o.a. nieuwe software modules waarin je zelf jouw eigen persoonsgegevens kunt inzien en/of wijzigen alsmede waarin je zelf jouw privacy instellingen kunt beheren.

Privacyverklaring

GVAC wil je met deze verklaring informeren over haar beleid rondom de verwerking van persoonsgegevens. In de verklaring kun je lezen wat er met je gegevens gebeurt.

Doeleinden van de gegevensverwerking

Het doel van GVAC is het beoefenen van de atletiek-, loop- en wandelsport. GVAC is aangesloten bij de Atletiekunie.

GVAC verwerkt uitsluitend algemene persoonsgegevens. De rechtsgronden waarop GVAC haar verwerking baseert zijn:

• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen zoals het bijhouden van de leden- en verenigingsadministratie en verplichtingen die door overheid en gemeente worden opgelegd;
• Verwerking wegens een gerechtvaardigd belang. Voor GVAC is dat het organiseren en uitvoeren van haar reguliere activiteiten zoals deze in haar statuten staan vermeld, het informeren en onderhouden van de relatie met leden en aangeslotenen, het verbeteren van de dienstverlening van GVAC en het voldoen aan verplichtingen die GVAC jegens de Atletiekunie heeft;
• Het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten;
• Op basis van toestemming worden gegevens gebruikt voor marketingdoeleinden en promotie van wedstrijden, activiteiten en evenementen van zowel GVAC als samenwerkingspartners. Gegevens worden niet gebruikt voor commerciële doeleinden.

Toestemming ouders

Indien de persoonsgegevens van een minderjarige (jonger dan 16 jaar) zijn, zal GVAC de ouders mede om toestemming vragen. GVAC kan controleren of ouders de toestemming daadwerkelijk hebben gegeven.

Toestemming weigeren of gegevens niet geven

Het kan voorkomen dat je bepaalde gegevens of toestemming niet wilt geven. Het gevolg daarvan kan zijn dat GVAC je niet als lid kan of wil inschrijven. GVAC informeert je in dat geval wat de weigering voor gevolgen kan hebben.

Verkrijging van gegevens

GVAC verkrijgt persoonsgegevens op de volgende wijzen:

• Je geeft de persoonsgegevens zelf aan GVAC;
• Je hebt contactgegevens ingevuld op de website;
• GVAC heeft openbare bronnen geraadpleegd.

Verstrekking gegevens aan derden

GVAC deelt haar gegevens met een aantal derden.

• GVAC gebruikt voor haar leden- en verenigingsadministratie online services.
  Ledengegevens worden door deze services verwerkt.
• GVAC is statutair verplicht om haar ledengegevens door te geven aan de Atletiekunie. Het ledensysteem is gekoppeld aan dat van de Atletiekunie.
• GVAC heeft contracten met financiële dienstverleners voor het innen van de contributie en verwerking van gelden. Het ledensysteem staat gekoppeld met die van de bank.

Persoonsgegevens worden verder niet gedeeld met derden behalve als:

• Dit nodig is voor de uitvoering van de rechten en plichten die voortkomen uit het lidmaatschap of overeenkomst;
• Dit nodig is voor de uitvoering en organisatie van activiteiten die binnen de doelstelling van de vereniging vallen;
• GVAC aan een wettelijke verplichting moet voldoen;
• Bevoegde instanties daarom vragen in verband met de uitvoering van hun wettelijke taak.

GVAC kan je op verzoek altijd informeren aan wie zij gegevens heeft doorgegeven en welke gegevens zij heeft doorgegeven.

Foto’s

GVAC maakt foto’s van haar verenigingsactiviteiten en evenementen. Zij plaatst deze op haar website en sociale media voor de promotie van haar eigen activiteiten en stelt foto’s beschikbaar om te downloaden van haar website. Mocht je bezwaar hebben tegen het maken van portretfoto’s of plaatsing ervan, dan kun je op onderstaand adres een verzoek indienen om de foto’s te verwijderen.

Website

GVAC houdt op haar website algemene bezoekgegevens en statistieken bij. Het IP-adres, het tijdstip van opvraging en ingevulde gegevens die de browser van een bezoeker meestuurt worden geregistreerd en worden gebruikt voor statistische analyses van bezoek- en klikgedrag op de website. Gegevens worden anoniem verzameld, behalve persoonsgegevens die je op contactformulieren invult.

Verkregen persoonsgegevens kunnen worden gebruikt om de relatie met leden te onderhouden, zoals het informeren over nieuwe diensten of nieuws van GVAC.

Bewaartermijnen

GVAC heeft verschillende bewaartermijnen voor diverse gegevens die zij bij de uitvoering van haar werkzaamheden gebruikt.

• Contactgegevens voor informatie: 4 weken
• Bijzondere gegevens: 5 jaar
• Algemene gegevens voor leden- en verenigingsadministratie: 7 jaar
• Persoonsgegevens bij beëindiging van het lidmaatschap: 2 jaar

Contactgegevens die je op (online) formulieren invult voor informatie worden enkele weken bewaard in afwachting of een lidmaatschap tot stand komt. Volgt er geen inschrijving, dan verwijdert GVAC je gegevens. Bijzondere gegevens worden 5 jaar bewaard. Dit is geen wettelijk verplichte termijn. Op verzoek kan de termijn verkort (en de gegevens dus vernietigd) of verlengd worden (als er de verwachting is dat voor vervolgopdrachten deze gegevens weer nodig zijn). Mocht GVAC zelf inschatten dat de gegevens in de nabije toekomst nog nodig kunnen zijn, dan bewaart zij de gegevens eveneens, maar nooit langer dan 7 jaar. De termijn van 7 jaar voor het bewaren van de leden- en verenigingsadministratie is een wettelijk verplichte termijn. Bij het beëindigen van het lidmaatschap worden gegevens na 2 jaar verwijderd, maar niet altijd vernietigd. Het kan zijn dat ze om historische redenen nog wel bewaard worden, maar niet meer in een actuele database die voor betrokkenen toegankelijk is.

Beveiligingsniveau

GVAC beschermt de aan haar toevertrouwde gegevens met behulp van gebruikelijke technische en administratieve veiligheidsmaatregelen om het risico van verlies, misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking en wijziging zo klein mogelijk te maken. Hierbij kun je denken aan firewalls, virusscanners, back-ups, fysieke en administratieve toegangscontroles tot de data en servers. Indien je van mening bent dat er toch misbruik is gemaakt van data, dan kunt je contact opnemen met GVAC. De contactgegevens staan onderaan deze verklaring.

Rechten van leden, deelnemers en websitebezoekers

Indien je een relatie met GVAC hebt, kun je na een schriftelijk verzoek per post of e-mail via het onderstaande adres je persoonlijke gegevens inzien of opvragen aan wie gegevens zijn doorgegeven. Indien het door GVAC verstrekte overzicht feitelijke onjuistheden bevat, kun je schriftelijk verzoeken de gegevens te wijzigen of te laten verwijderen. Schrijf je je uit als lid of deelnemer aan activiteiten, wedstrijden of evenementen dan kun je een verzoek indienen om vergeten te worden. Wil je lid worden bij een andere vereniging, dan zal GVAC op jouw verzoek gegevens overdragen. Daarnaast kun je GVAC schriftelijk op de hoogte stellen, indien je niet wilt worden benaderd met informatie over diensten van GVAC. Een gegeven toestemming voor het verwerken van gegevens of opvragen van gegevens bij derden kan altijd worden ingetrokken.

Eventuele klachten over de omgang met persoonsgegevens kun je na melding bij GVAC, ook melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

Aanpassen privacyverklaring

GVAC heeft het recht om haar privacyverklaring aan te passen. Wijzigingen zullen op de website www.gvac.nl  worden gepubliceerd.

Contactgegevens

Heb je vragen of verzoeken, stuur deze dan naar:

GVAC
Postadres: Knegselseweg 30
Bezoekadres: Knegselseweg 40
5504 NC Veldhoven

info@gvac.nl

KvK nummer 40235367